مدیریت‌ اثربخش‌ جلسات‌

مولف/مترجم: صمد عالی‌

‌امروزه‌ عواملی‌ چون‌ بزرگ‌ شدن‌ سازمانها، پیچیدگی‌ ساختار و فعالیتهای‌ آنها، افزایش‌ متغیرهای‌ محیطی‌ تاثیرگذار و… مدیران‌ را ناگزیر کرده‌ است. برای‌ انجام‌ بهتر وظایف‌ و اداره‌ موثر سازمان، از سایر اعضا کمک‌ بگیرند. بدین‌منظور، مدیران‌ معمولاً‌ جلساتی‌ را تشکیل‌ می‌دهند و با همفکری‌ و تعامل‌ درمورد موضوعهای‌ مطرح‌ شده‌ به‌ تبادل‌ اطلاعات‌ می‌پردازند یا تصمیماتی‌ را به‌ صورت‌ گروهی‌ اتخاذ می‌کنند. تشکیل‌ جلسات‌ نه‌ تنها منجر به‌ تبادل‌ اطلاعات‌ و اتخاذ تصمیمات‌ مطلوب‌ می‌شود بلکه‌ تا اندازه‌ زیادی‌ به‌ بهبود ارتباطات‌ و درک‌ متقابل‌ واحدها از همدیگر نیز کمک‌ می‌کند. البته‌ موارد مذکور درصورتی‌ صادق‌ است‌ که‌ جلسات‌ نیز همانند سایر فعالیتهای‌ سازمانی‌ از مدیریت‌ مناسب‌ برخوردار باشد وگرنه‌ تشکیل‌ جلسات‌ نه‌ تنها به‌ بهبود کارایی‌ و کارآمدی‌ سازمان‌ کمک‌ نخواهدکرد بلکه‌ به‌عنوان‌ یک‌ غده‌ سرطانی‌ موجب‌ اتلاف‌ منابع‌ و ایجاد تضادهای‌ درون‌ سازمانی‌ خواهدشد. در مقاله‌ حاضر ابتدا تعریفی‌ از جلسه‌ ارائه‌ می‌شود، سپس‌ انواع‌ جلسه‌ و ارکان‌ جلسه‌ همراه‌ با وظایف‌ آنها تشریح‌ خواهدشد در نهایت‌ ضمن‌ معرفی‌ موانع‌ و مشکلات‌ جلسات، توصیه‌هایی‌ را نیز برای‌ اثربخشی‌ جلسات‌ ارائه‌ خواهیم‌ کرد.